Содержание
Большинство управляющих коммерческой недвижимостью уверены, что понимают экономику своих объектов. Общая выручка по портфелю, как правило, видна руководству хорошо. А вот с детализацией расходов и анализом рентабельности каждого объекта ситуация может быть сложнее.
Поэтому если собственник задаёт простой вопрос:
«Какие объекты реально приносят нам деньги, а какие – тянут портфель вниз?»
Ответ может оказаться неточным.
Например, бизнес-центр может сдавать помещения нескольким арендаторам – по разным ставкам, на разных условиях и с разной рентабельностью. Но расходы на клининг, эксплуатацию здания, вентиляцию, охрану или техническое обслуживание при этом часто учитываются одной общей суммой – без пропорционального распределения по конкретным объектам или арендаторам.
На первый взгляд это может не показаться проблемой. Но именно в такой ситуации становится почти невозможно понять:
- какой объект действительно приносит прибыль;
- какой работает «в ноль»;
- а какой уже давно убыточен, просто это скрыто внутри общих расходов.
Так начинается недополучение дохода, принятие решений на неполных данных, отсутствие контроля и работы со слабыми объектами портфеля, зависимость от сформированных вручную отчетов.
Индексации в договорах часто выполняются вручную. Пока объектов немного, менеджеры ещё успевают это контролировать. Но с ростом портфеля повышается риск что-то забыть, пропустить или применить не вовремя. В результате компания может месяцами недополучать доход просто из-за человеческого фактора.
С пенями, коммунальными и прочими платежами ситуация похожая. Когда объектов и арендаторов много, рассчитывать их вручную становится долго и неудобно, часто этот расчет сопровождается человеческими ошибками.
«Цель информации – не знание. Цель – правильное действие.».
— © Питер Друкер
ЧТО МЕНЯЕТ АВТОМАТИЗАЦИЯ С 1С:АРЕНДА И УПРАВЛЕНИЕ НЕДВИЖИМОСТЬЮ
Шаг первый: увидеть, что происходит с каждым объектом
Прежде чем что-то менять, нужно понять реальное положение дел. Расходы на клининг, управляющий персонал и техобслуживание должны быть разнесены по конкретным объектам – не лежать общей суммой. Все параметры договоров должны быть оцифрованы. Выручку необходимо считать по каждому объекту отдельно. Это фундамент для любых последующих управленческих решений.
Мини-кейс: БЦ «Горизонт»
Возьмём условный бизнес-центр «Горизонт»: 5 000 м² арендопригодной площади, 30 арендаторов – от небольших офисов до ритейла на первом этаже. Эксплуатационные расходы (клининг, охрана, вентиляция, техобслуживание) – 4 200 000 руб./мес. До внедрения системы вся эта сумма учитывалась одной строкой отчёта, «общим котлом», без привязки к конкретным помещениям и арендаторам. Проследим на этом примере, что меняется на каждом шаге.
| Инструмент | Что даёт на практике |
| Реестр объектов с детальными характеристиками | Все данные по каждому помещению – площадь, тип, статус, история изменений – в едином удобном и доступном для анализа месте. |
| Учёт прямых и косвенных затрат в разрезе объектов | Расходы, которые можно отнести напрямую на конкретное помещение (коммуналка, ремонт, замена оборудования), и общие расходы на здание (вентиляция, охрана, клининг) – разносятся по объектам. Не котловым методом одной суммой, а с детализацией. Видна реальная себестоимость каждого объекта. |
| Оцифровка всех параметров договоров | Ставки, даты индексации, условия оплаты, доп. соглашения – должны храниться системно. Это позволяет сравнивать условия по всем объектам и, например, видеть, где ставка уже ниже рынка; контролировать изменения условий и не пропускать даты пересмотра; исключить ситуацию «забыли поднять цену – три месяца работаем по старой ставке». |
| Аналитика эффективности площадей | Выручка, загрузка, потери от простоя – по каждому объекту в оперативных онлайн-отчетах. Наконец можно ответить на вопрос собственника: «Какие объекты реально приносят нам деньги, а какие – тянут портфель вниз?» |
Доходы и расходы будут разнесены по конкретным объектам. Станет наглядно видно, какой объект зарабатывает, а какой живёт за счёт соседей по портфелю.
Для БЦ «Горизонт» это означает: 4 200 000 руб. эксплуатационных расходов раскладываются по 30 арендаторам пропорционально доле площади и энергопотреблению. Выясняется, что склад на первом этаже (400 м², ставка аренды 950 руб./м²/мес) обходится в обслуживании в 1 180 руб./м²/мес – раньше это было незаметно, а теперь видно, что помещение стабильно работает в минус.
Шаг второй: управлять рентабельностью
Никакой программный продукт не найдёт арендаторов для пустующих площадей и не исправит ситуацию на рынке. Рентабельность во многом зависит от спроса, локации и людей, которые управляют объектами. Но система 1С:Аренда станет эффективным инструментом для решения следующих операционных проблем.
| Инструмент | Что даёт на практике |
| Автоматическая индексация ставок | Система сама пересчитывает ставку в нужный день по условиям каждого договора без необходимости ручного контроля. Пропустить индексацию – значит подарить деньги арендатору. |
| Групповое выставление счетов с автоматическим расчетом | Все счета по аренде, коммуналке и разовым платежам формируются запуском одной обработки и рассчитываются автоматически. Ничего не теряется при смене менеджера и не уходит в почту без ответа. |
| Контроль дебиторской задолженности | Кто должен, сколько и как давно – в одном отчёте. Без ручной сверки по каждому договору в конце месяца. |
| Автоматическое начисление штрафов и пеней | Начисления пеней и штрафов выполняются строго по правилам договора исключая влияние человеческого фактора (например, отношения менеджера с клиентом, сомнения и др. субъективные факторы). |
| Управление денежным потоком | Плановые поступления и расходы по всем договорам собраны в системе автоматически на основании договорных параметров. Отчет по движению денежных средств всегда актуален и доступен для анализа. |
| Оптимизация затрат | Когда затраты разнесены по объектам, в отчетах наглядно видно: одни и те же работы на разных объектах выполняют разные подрядчики по разным ценам. Можно выбрать самого эффективного и перевести на него остальные. Система не принимает это решение – но даёт данные для него. |
| Инвестиционные решения по портфелю | Какой объект отремонтировать и поднять ставку, какой продать, в каком пересмотреть условия при следующем продлении – для этих решений нужна сравнительная картина по всему портфелю сразу. Система сформирует всю необходимую отчетность. |
Рынок коммерческой недвижимости становится жёстче с двух сторон: арендаторы оптимизируют расходы и сокращают арендуемые площади, поставщики услуг поднимают цены. Маржинальность сжимается, и у многих управляющих компаний это уже чувствуется. Портфель быстро поменять невозможно. Но эффективность его использования можно повысить уже сейчас. А к правильным решениям ведут правильные данные.
