Оптимизация сравнения и установки цен для планово-экономического отдела (проектный опыт)
На предприятии ресурсоемкого производства у одного из клиентов столкнулись с потребностью в автоматизации. Требовалось обеспечить сравнение закупочных цен и отбор максимальных из них. Полученные данные использовались для планирования ценообразования.
Ситуация осложнялась тем, что предприятие имело длительный цикл производства (около полугода), которое задавало повышенные требования к точности. Необходимость анализа закупочных цен при определении максимально допустимых плановых цен возникла из нескольких ключевых потребностей:
- Контроль и планирование расходов:
- Анализ закупочных цен помогает понять реальные затраты на приобретение сырья, материалов или услуг.
- Формирование плановых закупочных цен позволяет избегать перерасходов или приобретения по слишком высоким ценам.
- Регулярный анализ способствует выявлению неэффективных поставщиков или условий закупки, что дает возможность снижать издержки через выбор более выгодных предложений.
- Обеспечение конкурентоспособности и определение ценовой политики:
- Зная закупочные цены, бизнес может лучше контролировать прибыльность и маржинальность своей продукции, а также избежать убытков.
- Обладая информацией о минимальных ценах реализации и проанализировав предложения конкурентов на рынке, бизнес может определить целесообразность производства выпускаемой продукции.
- Анализ закупочных цен позволяет разрабатывать гибкую ценовую стратегию для готовой продукции — например, скидки, акции или дифференцированное ценообразование
- Планирование бюджета и финансовое прогнозирование:
- Наличие плановых цен закупки помогает более точно строить долгосрочные бюджеты и осуществлять финансирование.
До момента внедрения 1С:ERP эти потребности не выполнялись, так как были проблемы с возможностью проведения анализа закупочных цен в исторической системе:
- Разрозненность данных:
Информация о ценах хранилась в нескольких разнородных файлах, что затрудняло доступ сотрудников планово-финансового отдела к этим данным и их сопоставление. Отсутствие единой базы усложняло ведение истории цен, анализа, фильтрации, сравнения динамики цен за период и контроля изменений. Зная последнюю цену, эксперт сможет своевременно скорректировать плановую цену.
- Отсутствие автоматизации:
Ручной ввод и анализ данных занимал много времени. Отсутствовали автоматические проверки и уведомления, что ограничивало оперативность принятия решений. А также возникали ошибки ввода данных, что в сумме приводило к ошибкам принятия решений.
- Недостаточная аналитическая подготовка:
Не были настроены автоматические функции для ключевых расчетов, таких как определение максимальной цены, просмотр цен по различным видам цен и категориям номенклатуры. Для плановых цен производимой продукции необходимо собирать несколько максимальных цен на материалы. Рассчитывать плановые цены готовой продукции (полуфабрикатов) вручную на основании данных нескольких вариантов отчета.
- Проблемы контроля и согласования:
Отсутствие единого регламента и централизованного хранения документации затрудняло контроль изменений и согласование цен. Было сложно отслеживать источники данных и проводить аудит. В разрозненных системах было сложно быстро реагировать на изменение цен и принимать обоснованные решения по установке максимально допустимых цен. Ограниченные возможности массового анализа и отчетности.
- Безопасность и надежность:
Использование нескольких разрозненных источников данных повышало риск потери или утраты данных. Предоставлялись ограниченные возможности резервного копирования и восстановления информации.
Перечисленные проблемы существенно снижали эффективность работы и приводили к длительному принятию решений. Была проведена оценка насколько 1С:ERP сможет решить существующие проблемы ценообразования. Моделирование сценария сравнения цен показало, что перевод ценовой политики в единую систему — 1С:ERP, решил часть этих вопросов, но часть функционала отсутствовала. В системе был необходим единый инструмент для отбора максимальных цен закупки и их автоматической установки на выбранный вид цен.
Сделать сравнение встроенными инструментами возможно, но существовали следующие недостатки:
- Сложность настройки:
- Выполнение большого количества действий при формировании прайс-листа – многоэтапная настройка и поиск номенклатуры.
- Несколько вкладок настроек между которыми необходимо постоянно переключаться (рисунок 1).
- Ручная обработка каждой записи, увеличивала время на выполнение настройки и поиска максимальных цен закупки. Особенно это было заметно на больших списках поставляемых материалов.
Рисунок 1. Настройка отбора номенклатуры
- Недостаточная гибкость. При наличии нескольких прайс-листов отсутствует автоматический выбор максимальных цен по перечню видов цен.
- Отсутствие необходимых правил для массовой установки цен в разрезе номенклатуры и вида цен. С учетом значительного объема позиций это сильно влияет на трудоемкость (рисунок 2).
Рисунок 2. Изменение цен на номенклатуру в прайс-листе
Для того чтобы оптимизировать работу сотрудников планово-экономического отдела и сократить время сравнения цен, было принято решение доработать систему. Была разработана обработка.
Обработка «Сравнение и установка цен» предназначена для эффективного управления ценами в системе на выбранные номенклатуру и вид цен. Она позволяет просматривать любые введенные в систему виды цен, сравнивать и обновлять цены для планирования и анализа затрат на производство.
Основные функции обработки:
- Показывает информацию на все необходимые виды цен на указанную дату. Автоматически находит максимальную цену и отображает её в соответствующей колонке (рисунок 3).
Рисунок 3. Отображение цен по прайс-листам
- По позициям номенклатуры, у которых ранее были установленные цены по любому выбранному прайс-листу, рекомендует цену к установке по умолчанию.
- Предоставляет возможность эксперту корректировать устанавливаемую цену в едином окне сравнения цен. Это дает возможность гибкого управления ценами, позволяя эксперту учитывать специальные условия и значения других видов цен (рисунок 4).
Рисунок 4. Корректировка цен для установки
- Возможность настройки отбора номенклатуры и видов цен на одной вкладке (рисунок 5). При отборе номенклатуры доступны все стандартные возможности 1С:ERP: просмотр список номенклатуры в иерархии, переход в карточку и другие.
Рисунок 5. Настройки обработки Сравнение и установка цен
Итоги
Внеся небольшие модификации в систему, за одну неделю были решены основные сложности бизнеса в автоматизации сравнения закупочных цен и в отборе максимальных из них для дальнейшего планирования ценообразования:
- Сложная настройка отборов в нескольких вкладках была заменена настройкой в одном окне.
- Недостаточная гибкость устранена за счет возможности обработки значений нескольких видов цен и отображения максимальной из них в одном интерфейсе.
- Отсутствие необходимых правил решено добавлением автоматической рекомендацией цен к установке по умолчанию по всей выбранной номенклатуре.
Данная обработка обеспечивает удобный интерфейс для сравнения текущих цен и автоматической или ручной их настройки. Она помогает быстро и точно управлять ценовой политикой по выбранной номенклатуре. Такой подход повышает эффективность ценообразования и облегчает контроль за ценовыми позициями.
